MALİ HİZMETLER UZMANLARI DERNEĞİ
8. YÖNETİM KURULU
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1 — Bu Usul ve Esasların amacı, Mali Hizmetler Uzmanları Derneği Yönetim Kurulunun çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Dayanak
Madde 2 — Bu Usul ve Esaslar, Mali Hizmetler Uzmanları Derneği Tüzüğüne dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 3 — Bu Usul ve Esaslarda geçen;
Dernek: Mali Hizmetler Uzmanları Derneğini,
Tüzük: Mali Hizmetler Uzmanları Derneği Tüzüğünü,
Uzman: Mali Hizmetler Uzmanı veya Uzman Yardımcısını,
Üye: Yönetim Kurulu Asil Üyesi kişilerden her birini,
Yönetim Kurulu: Mali Hizmetler Uzmanları Derneği Yönetim Kurulu’nu,
İfade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Yönetim Kurulu Görev Dağılımı
Yönetim Kurulunun Görev ve Yetkileri
Madde 4 –Mali Hizmetler Uzmanları Derneği’nin yürütme organı olan Yönetim Kurulunun görev ve yetkileri şunlardır:
1.Dernek faaliyetlerini amaçları doğrultusunda ilgili mevzuat, yönetmelik ve Dernek tüzüğü hükümlerine göre yürütmek, bu hususta gereken kararları almak ve bunları uygulamak,
2.Genel Kurul kararlarını uygulamak,
3.Derneğin yıllık çalışmalarına ait raporu, bilanço ve gelir gider hesabını, gelecek döneme ait bütçeyi hazırlamak ve Genel Kurula sunmak.
4.Derneğin defter ve kayıtlarını tutmak,
5.İstifa etmek suretiyle üyelikten ayrılanlardan tekrar üye olmak üzere müracaat edenlerin üyeliğe kabul edilmesi veya edilmemesine karar vermek,
6.Genel Kurulu olağan veya gerektiğinde olağanüstü toplantıya çağırmak,
7.Yasaların verdiği olanak ve yetki çerçevesinde ve Genel Kurul kararları doğrultusunda gayrimenkulleri almak,
8.Genel Kuruldan aldığı yetki ile derneğin ihtiyacı olan menkulleri almak, gayrimenkul kiralamak,
9.Araştırma ve değerlendirme yapılmasına ihtiyaç duyulan alanlarda çalışmalar yapmak üzere devamlı veya geçici çalışma grupları/komisyonlar oluşturmak ve bunların çalışma usul ve esasları ile görevlerini belirlemek,
10.Gerekli görülen yerlerde temsilcilik açılmasını sağlamak,
11.Mevzuatın kendisine verdiği diğer yetkileri kullanmak.
Yönetim Kurulu, iki yıl için seçilen dokuz üyeden oluşur. Yönetim Kurulu, seçimden sonra bir hafta içinde en yaşlı üyenin başkanlığında toplanarak gizli oyla Genel Başkan seçer. Genel Başkan; üyeler arasından bir Genel Sekreter, bir Genel Sayman, bir Sosyal İşler Koordinatörü, bir Eğitim ve Yayın Koordinatörü, bir Hukuk ve Çalışma Grupları Koordinatörü, bir Sivil Toplum ve Kamu Kurumlarıyla İlişkiler Koordinatörü, bir Sosyal Medya ve Basın Koordinatörü, bir Üyelik İşlerinden Sorumlu Koordinatör seçerek iş bölümü yapar. Gerektiğinde iş bölümünün aynı usulle değiştirilmesi veya görevlendirmeye istinaden her bir yönetim kurulu üyesinin diğerinin görev alanına giren konularda da çalışma yürütebilmesi mümkündür. Bir üyenin iki koordinatörlüğü yürütecek şekilde görevlendirilmesi mümkündür.
Genel Başkan, bir koordinatör üyeyi aynı zamanda Genel Başkan Yardımcısı olarak görevlendirebilir.
Yönetim Kurulu ayda en az bir kez toplanmak zorundadır. Toplantılar, Genel Başkanın, Genel Başkan Yardımcısının veya Genel Sekreterin çağrısı ile yapılır. Yönetim Kurulu asil üyelerinden görev dolayısıyla Ankara dışında bulunmak zorunda kalanlar hariç olmak üzere, üst üste üç Yönetim Kurulu toplantısına katılmayanların Yönetim Kurulu üyeliği kendiliğinden düşer.
Boşalan Yönetim Kurulu asil üyeliklerine sırasıyla yedek üyeler çağrılır. Yedek üyeler, yerine geçtikleri asil üyenin süresini doldurur. Yönetim Kurulu üye sayısı, boşalmalar nedeniyle yedeklerin de çağrılmasından sonra üye tam sayısının yarısından aşağı düşerse mevcut Yönetim Kurulu bir ay içinde Genel Kurulu olağanüstü toplantıya çağırır.
Genel Kurulda alınan kararlar Yönetim Kurulu kararıyla kısıtlanamaz.
Yönetim Kurulu Görev Dağılımı
Madde 5 — Yönetim Kurulu üyelerinin görevleri aşağıda belirtilmiştir.
Genel Başkan:
1.Yönetim Kuruluna başkanlık yapar.
2.Derneği kaza-i veya idari her düzeydeki merci nezdinde temsil eder.
3.Derneğin her türlü yazışmalarını ve işlemlerini imzalar.
4.Derneği tüzük, Genel Kurul, Yönetim Kurulu kararları ile ilgili mevzuat hükümlerince yönetir.
5.Başkan, bu yetkilerinin bir kısmını veya tamamını Yönetim Kurulu üyelerinden bir veya birkaçına üyenin/üyelerin kendisinin ve Yönetim Kurulunun izni ile devredebilir.
6.Yönetim Kurulunun saptadığı miktar uyarınca avansı üzerinde bulundurur ve bundan gerekli harcamayı yapar veya yaptırır.
7.Yönetim Kurulu kararlarının uygulanmasını denetler.
8.Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.
Genel Başkan Yardımcısı:
Genel Başkanın geçici veya süresiz ayrılmalarında görevlendirme yapılmamışsa Genel Başkanın tüm yetki ve görevlerini üstlenir. Genel Başkanın görev ve yetkilerini yerine getirmesine yardımcı olur.
Genel Sekreter:
1.Genel Başkanın geçici veya süresiz ayrılmalarında Genel Başkan Yardımcısına görevlendirme yapılmamışsa Genel Başkanın tüm yetki ve görevlerini üstlenir.
2.Derneğin büro işlerini yürütür, karar defterini tutar.
4.Yönetim Kurulu toplantılarının gündemini hazırlar ve üyelere gönderir, Yönetim Kurulu toplantılarının yapılması için gerekli her türlü hazırlığın yapılmasını ve yönetim kurulunun toplanmasını sağlar. Toplantılarda alınan kararları, elektronik posta veya uygun görülecek diğer yollarla üyelere gönderir.
5.Yönetim Kurulu üyelerinin iletişim bilgilerini tutar ve güncelleyerek yönetim kurulu üyelerini bilgilendirir.
6.Üyelikten ayrılmak isteyen üyelerle iletişime geçer ve gerekli işlemleri yapar.
7.Kabul edilebilir mazereti olmaksızın üst üste üç toplantıya katılmayan üyenin görevinden ayrılmış sayılması halinde yedek üyeyi göreve davet eder.
8.İlgili mevzuatına göre mülki idare amirliğine verilmesi gereken Dernek Beyannamesinin hazırlık çalışmalarını koordine eder. Temsilcilik açılmasına karar verilmesi halinde alınan kararlar doğrultusunda gereken işlemleri koordine eder.
9.Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.
Genel Sayman:
1.Dernek gelirleri ve alacaklarını tahsil eder, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade eder, her türden gelirler ile alacaklarının zamanında ve tam olarak tahsil edilmesi için gerekli çalışmaları yapar.
2.Para veya parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri alır, saklar ve ilgililere verir veya gönderir.
3.Derneğin mali nitelikli faaliyetleri nedeniyle tutulması zorunlu dosyaları ve defterleri tabi olduğu mevzuata uygun olarak bizzat tutar.
4.Derneğin mali nitelikli işlemleri dolayısı ile her türlü kurum ve kuruluş nezdinde takip edilmesi gereken işlemleri bizzat takip eder, verilmesi gereken bildirim veya beyannameleri verir.
5.Dernek adına düzenli olarak yapılması gereken ödemeleri yapar ve bunlara ilişkin gider belgelerini muhafaza eder.
6.Yönetim Kurulu kararı alınması beklenilemeyecek zorunlu ve acil durumlarda harcamaları yaparak gider belgeleri ile birlikte ilk Yönetim Kurulu toplantısında karara bağlanmak üzere Yönetim Kuruluna belgeleri sunar.
7.Kasa ihtiyacı olarak her yılın ilk Yönetim Kurulu toplantısında kurulca belirlenecek tutarı üzerinde bulundurur ve gerekli harcamaları buradan yapar.
8.Demirbaş defterini ve taşınır ve taşınmaz kayıtlarını tutar, muhasebe hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri muhafaza eder ve denetime hazır bulundurur.
9.Bilânço, gelir tablosu ve yıllık hedeflere göre bütçe tasarısını hazırlar.
10.İhtiyaçları etkin, verimli ve zamanında karşılar.
11.Dernek hesaplarını göreve başladığında devralır, görev bitiminde yeni saymana devreder.
12.Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.
Sosyal Medya ve Basın Koordinatörü:
1.Derneğin, basınla ilişkilerini sağlar. Basında çıkan haberleri derleyerek Yönetim Kuruluna bilgi sunar.
2.Dernek resmi web sitesi ve sosyal medya hesaplarını yönetir ve gerekli haber duyuru vb. eklemelerin/güncellemelerin yapılmasını sağlar ve bunların takibi yapar.
3.Dernek Faaliyet Raporunu hazırlar. Her yılsonunda yıllık faaliyet raporunun dönemi takip eden 1 ay içinde yönetim kurulu kararıyla yayımlanmasını sağlar.
4.Dernek elektronik posta hesabı ile sosyal medya hesaplarını kontrol ederek cevap verilmesi gereken mesajları düzenli olarak cevaplandırır veya başka bir yönetim kurulu üyesinin görev alanına giriyorsa onun aracılığı ile cevap verilmesini sağlar.
5.Üyelere ve uzman/uzman yardımcılarına Dernek web sitesi kullanılarak gönderilecek e-postaların gönderilmesini sağlar.
6.Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.
Sosyal İşler Koordinatörü:
1.Derneğin sosyal tesis ve faaliyetlerini Yönetim Kurulunun kararları doğrultusunda yönetir.
2.Dernek Yönetim Kurulunca kararlaştırılan sosyal faaliyetler konusunda çalışmalar yapar.
3.Derneğin düzenleyeceği eğlence, gezi, balo, vs. işlerini yürütmekle görevlidir. Bu faaliyetlerde gerekli koordinasyon ve organizasyon çalışmalarını yürütür.
4.Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.
Hukuk ve Çalışma Grupları Koordinatörü:
1.Derneğin hukuki işlemlerinde mütalaa hazırlar.
2.Dernek bünyesindeki çalışma gruplarının/ komisyonların koordinatörlüğünü ve yönetim kuruluyla ilişkilerini yürütür.
3.Derneğin hukuki işlerini yürütür.
4.Yönetim Kuruluna danışmanlık yapar ve görüşlerini bildirir.
5.Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.
Sivil Toplum ve Kamu Kurumlarıyla İlişkiler Koordinatörü:
1.Yönetim Kurulunun diğer özel ve kamu kuruluşlarıyla olan toplantı, seminer vb. faaliyetlerine katılır ve bu alandaki faaliyetleri koordine ederek Yönetim Kuruluna bilgiler sunar.
2.Kamu veya özel sektör kuruluşlarına yapılacak ziyaretlerin planlamasını yaparak Yönetim Kuruluna sunar.
3.Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.
Üyelik İşlemlerinden Sorumlu Koordinatör:
1.Üyeliğe kabul, üyelikten çıkma/çıkarılma ve üyeliğin dondurulması işlemlerini yürüterek bu konudaki üye taleplerini Yönetim Kuruluna iletir ve alınan kararları uygular.
2.Üyelerden gelen talepleri derleyerek Yönetim Kuruluna sunar.
3.Derneğin üye sayısının artırılması için dernek üyesi olmayan uzmanları ve uzman yardımcıları nezdinde gerekli çalışmaları yürütür.
4.Üye kayıt defterini ve dernek üyelerinin iletişim bilgilerini tutar ve güncel kalmasını sağlar.
5.Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.
Eğitim ve Yayın Koordinatörü:
1.Derneğin amacına ve çalışma konularına uygun her türlü eğitim, çalıştay, kongre, panel, sempozyum, konferans, seminer vb. işlerini yürütmekle görevlidir.
2.Derneğin eğitim faaliyetlerinin etkili ve verimli yürütülebilmesi için çalışmalar yapar ve yönetim kuruluna önerilerde bulunur.
3.Dernek üyelerinin ve uzman/uzman yardımcılarının eğitim ihtiyaçlarını tespit eder ve yönetim kuruluna sunar.
4.Dernek üyeleri ve uzman/uzman yardımcıları dışındaki özel ve kamu kuruluşları tarafından eğitim veya danışmanlık hizmeti talep edilmesi halinde, gerekli çalışmaları yaparak yönetim kurulunun onayına sunar.
5.Dernek tarafından gerçekleştirilecek eğitimlere ilişkin taslak eğitim planlarını hazırlar.
6.Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış eğitim planlarına istinaden, eğitici belirlenebilmesi için önerilerde bulunur.
7.Dernek eğitici havuzu oluşturulabilmesi için gerekli çalışmaları yapar.
8.Dernek tarafından çıkarılacak basılı yayınlar (kitap, dergi, bülten vb.) ve web sitesi ile sosyal medya hesaplarında yayımlanacak makale, görüş yazısı vb. hakkında koordinasyonu sağlar.
9.Düzenlenecek eğitimlerin sağlıklı yürütülmesi için her türlü tedbirin alınmasını sağlar.
10.Yönetim Kurulunca verilen diğer görevleri yapar.
Gerektiğinde ve yönetim kurulu tarafından görev verildiğinde her yönetim kurulu üyesi, diğer üyelerin görev alanına giren konularda da çalışma yapmakla yükümlüdür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Yönetim Kurulu Toplantı ve Çalışma Usul Esasları
Olağan Toplantılar
Madde 6 – Yönetim Kurulu olağan toplantıları her ayın ilk Cumartesi günü gündemli olarak gerçekleştirilir Ancak makul sebeplerden dolayı toplantı günü o ay için değiştirilebilir. Tüm Yönetim Kurulu üyeleri olağan toplantıdan en az yedi gün önce gündem önerilerini Genel Sekretere bildirirler. Genel Sekreter bu önerileri konsolide ederek ve düzenleyerek toplantı gündemini Genel Başkan ile birlikte belirler ve toplantıdan en az beş gün önce tüm Yönetim Kurulu üyelerine bildirir, gerekli hazırlıkları yapmalarını talep eder. Toplantı yeri ve zamanı da üyelere bildirilir. Özel mazeretleri nedeniyle toplantıya katılamayacak üyeler toplantı gününden önce, uygun bir zamanda, katılamayacaklarını Genel Sekretere bildirirler. Yönetim Kurulu salt çoğunlukla toplanır. Toplantı Genel Başkan tarafından (toplantıya katılamaması halinde Genel Başkan Yardımcısı tarafından, Başkan Yardımcısının da katılamaması durumunda Genel Sekreter tarafından, üçünün de katılamaması halinde ise en yaşlı üye tarafından) başlatılır ve gündeme alınan konular sırasıyla görüşülerek karara bağlanır. Toplantı sırasında üyelerin teklif edeceği gündem dışı konular da görüşülebilir. Karar yeter sayısı toplantıda hazır bulunan üyelerin yarıdan fazlasıdır. Eşitlik olması halinde Genel Başkanın (toplantıya katılamaması halinde Genel Başkan Yardımcısının, Başkan Yardımcısının da katılamaması durumunda Genel Sekreterin, üçünün de katılamaması halinde ise en yaşlı üyenin) bulunduğu tarafın kararı geçerlidir. Toplantıya katılamayan üyenin yerine oy kullanılamaz. Kararlarda çekimser kalınamaz. Karar defteri Genel Sekreter tarafından tutulur. Kararlar mümkün olduğunca toplantı sona ermeden, olmaması halinde ise toplantıyı takip eden zamanda deftere işlenerek uygun bir zamanda üyelerin imzası alınır. Çoğunluk kararına aykırı görüşte olan üyelerin karşı oy gerekçeleri karar altında özet olarak gösterilir. Kararlar, genel sekreter tarafından e-posta veya uygun görülecek diğer yollarla üyelere gönderilir. Toplantılarda alınan önemli kararların özetleri (Gizli kalmasına karar verilenler dışındakiler) Dernek web sitesi ile sosyal medya hesaplarında yayımlanabilir. Alınan kararların uygulanmasıyla ilgili üyeler yazılı veya sözlü önerge verebilirler.
Olağanüstü Toplantılar
Madde 7 – Olağan toplantı zamanının beklenmesine fırsat olmayan dönemlerde veya herhangi bir üyenin gerek duyması halinde, Yönetim Kurulunun toplantıya çağrılması Genel Sekreterden talep edilebilir. Genel Sekreter Genel Başkan ve üyelerle gerekli iletişimi sağlayarak uygun bir zamanda toplantının gerçekleştirilmesini sağlar. Olağanüstü toplantıların gerçekleştirilme usulü ve sonuçlarına ilişkin işlemler de altıncı maddede belirtilen olağan toplantı usulüne tabidir. Genel Başkan, Genel Başkan Yardımcısı ve Genel Sekreterin üçünün de mazeretleri nedeniyle toplantıya katılmalarının mümkün olmadığı ve acil olarak olağanüstü toplantı yapılması gereken durumlarda, Yönetim Kurulu Genel Başkana bilgi vererek en yaşlı üyenin başkanlığında toplanabilir. Bu durumda, Esas ve Usullerin toplantılarla ilgili maddelerinde Genel Başkan, Genel Başkan Yardımcısı veya Genel Sekretere yapılan atıflar o toplantı için en yaşlı üyeye yapılmış sayılır. Olağan veya olağandışı toplantılarda, toplantıda bulunan üyelerden birinin görüşülmesini istediği bir konuya ait yazılı teklifin gündeme alınması zorunludur.
Toplantılara Yönetim Kurulu Dışından Kişilerin Davet Edilmesi
Madde 8 – Yönetim Kurulu, toplantı gündemlerinin ortaya çıkaracağı ve özel bilgi gerektiren konularda gerçek ve tüzel kişileri bilgilerinden faydalanmak amacıyla toplantılara davet edebilir. Yönetim Kurulu üyesi olmayan Dernek üyeleri de toplantılara davet edilebilir ve katılabilirler. Ancak, bu sayılanların toplantılarda oy hakkı bulunmaz.
Yönetim Kurulu Üyeleri Bilgi Paylaşımı ve İletişim Esasları
Madde 9 – Yönetim Kurulu üyelerinin iletişim bilgileri Genel Sekreter tarafından tutulur ve güncellenir. Yönetim Kurulu üyeleri, iş ve cep telefonu numaraları ile sürekli kullanacakları e-posta adresi bilgilerini ve bunlarda meydana gelecek değişiklikleri Genel Sekretere bildirirler. Genel Sekreter de bu bilgileri tüm yönetim kurulu üyelerine bildirir. Yönetim Kurulu üyelerinin tümünü ilgilendiren konularda belge-bilgi alışverişi için, Genel Sekretere bildirilen e-posta adresleri esas alınır. Tüm üyeler bildirdikleri e-posta adreslerine diğer üyelerden gelen posta olup olmadığını kontrol ederler.
Kamu veya Özel Sektör Kuruluşlarına Yapılacak Ziyaretler
Madde 10 – Kamu veya özel sektör kuruluşlarına belirli bir düzen içerisinde yapılacak ziyaretlerin planlaması Sivil Toplum ve Kamu Kurumlarıyla İlişkiler Koordinatörü tarafından yapılır. Yapılacak planda, ziyaret gerekçeleri ile Yönetim Kurulu adına ortaya konacak görüş ve öneriler ana hatlarıyla belirtilir. Olağan ziyaretler dışında veya acil durumlarda Yönetim Kurulu adına gerçekleştirilecek ziyaretler ve iletilecek görüş ve öneriler daha sonra Yönetim Kurulu Kararı almak üzere gerçekleştirilebilir. Ancak, iletilecek görüşler ana hatlarıyla ve uygun yollarla ziyareti gerçekleştirecek üye/üyeler tarafından ziyaretten önce diğer üyelere bildirilir. Ziyaret sonucunda ortaya çıkan görüş, öneri ve yapılması gereken faaliyetler konusunda, olağan veya olağanüstü toplantılarda Yönetim Kuruluna bilgi sunulur. Ayrıca, belirli bir plan dahilinde Ankara ili içerisinde veya başka illerde görev yapmakta olan Uzman ve Uzman Yardımcıları ile görev yaptıkları Kurumlara Yönetim Kurulu arasında görev paylaşımı yapılarak ziyaretler gerçekleştirilebilir. Bu ziyaretler de, yukarda belirtilen usule tabidir. Ziyaretler sonucunda, ziyarete ilişkin gerekli görülen bilgiler Dernek web sitesinde yayımlanır.
Dernek Web Sitesi ile Sosyal Medya Hesaplarının Yönetimi ve Basınla İlişkiler
Madde 11 –Dernek web sitesinin yönetimi Sosyal Medya ve Basın Koordinatörü tarafından gerçekleştirilir. Web sitesinde; Dernek Tüzüğü, Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerine ilişkin bilgiler, Derneğin iletişim ve banka bilgileri, Dernek üyeliğine giriş için gerekli formlar ve açıklamalar, Dernek üyelerine ilişkin bazı bilgiler, faaliyet raporları, bütçe ve kesin hesaba ilişkin bilgiler, gerçekleştirilmesi planlanan etkinlikler ile gerçekleştirilen etkinliklere ilişkin sonuçlar, Yönetim Kurulu toplantılarında alınan bazı kararların özetleri, çalışma grupları ve çalışmalarına ilişkin bilgiler, yayımlanması uygun görülen dergi, bülten, makale vb. yayınlar ve mevzuat ile Yönetim Kurulunca gerek görülecek diğer bilgiler yer alır. Sitede Forum bölümü açılması da Yönetim Kurulu kararıyla mümkündür. Forum bölümü açılması halinde, bunun uzman ve uzman yardımcılarının kendi aralarında dernek faaliyetleri veya mesleki faaliyetlerle ilgili görüş alışverişinde bulunmaları amacına hizmet etmesi hususu gözetilir. Mesleki olmayan görüş ve önerilerin paylaşılmasına izin verilmez. Sosyal Medya ve Basın Koordinatörü veya Yönetim Kurulunca görevlendirilecek üye/üyeler bunun izlemesini gerçekleştirir. Sitede yer alan bilgi ve belgelerin sürekli güncel tutulmasına özen gösterilir. Dernek üyeleri ile sağlanacak iletişimde sitenin ve sitede yer alan Dernek üye iletişim bilgilerinin (e-posta) kullanılması esastır. Bu nedenle, Üyelik İşlemlerinden Sorumlu Koordinatörün tuttuğu ve güncellediği üye iletişim bilgileri esas alınarak sitede de gerekli güncellemeler yapılır. Dernek web sitesinde Yönetim Kurulu adına yapılacak her türlü açıklama Yönetim Kurulu kararı üzerine yapılabilir. Dernek Web sitesinin yönetimi konusunda Yönetim Kurulu Kararıyla özel sektörde faaliyet gösteren gerçek ve tüzel kişilerden de karşılığı ödenmek üzere danışmanlık ve destek hizmetleri alınabilir. Basın bildiri ve açıklamaları da Yönetim Kurulu kararlarına istinaden Genel Başkan veya uygun görülecek üye yada üyeler tarafından yapılır. Yönetim Kurulu Kararıyla Derneğin tanıtımına yönelik broşür, el kitabı, etkinlik sonuçları vb. dokümanlar yayımlanabilir ve dağıtılabilir. Ayrıca, Yönetim Kurulu tarafından mesleki konularda kitap ve dergi gibi basılı yayınlar çıkartılmasına karar verilebilir.
Gelirler, Harcamalar ve Muhasebe İşlemleri
Madde 12 --
1.Gelirler:
Giriş aidatları, üyelik aidatları, yapılan yayınlar, tertiplenen eğitim faaliyetleri, çalıştaylar, eğlence, temsil, konferans, dijital mecra yayınları, eğitim materyalleri basımı, kitap ve broşür gibi faaliyetlerden sağlanacak gelirler, alınan bağış ve yardımlar, reklam gelirleri ile dernek iktisadi işletmesinden aktarılan tutarlardan oluşur.
2.Harcamalar:
a.Düzenli Harcamalar: Dernek merkezi kira ödemesi ile kiralanan taşınmaza ait depozito ile su, elektirik v.b. abonelik ödemeleri, dernek merkezinin elektrik, su, telefon, faks hattı, internet erişim bedeli aylık ödemeleri ve doğalgaz giderleri, dernek merkezi aidat giderleri, Yönetim Kurulu ile yönetim kurulu kararında belirtilen tutarda çalışma gruplarının toplantı giderleri, dernek merkezinin küçük çaplı alım, bakım ve onarım giderleri, vergi ve stopaj ödemeleri, posta giderleri, dernekler yönetmeliği gereğince tutulması zorunlu belge ve defterlerin basım bedelleri ve benzeri ödemelerdir. Bu nitelikteki ödemeler yönetim kurulu kararı aranmaksızın Genel Sayman tarafından ödenir.
b.Düzenli Olmayan Harcamalar: Yönetim kurulu üyelerince herhangi bir faaliyetin yerine getirilmesi amacıyla acilen ortaya çıkan veya zorunlu olarak yapılması gereken harcamalardır. Bu türden harcamalar sayman veya faaliyeti yerine getiren Yönetim Kurulu üyesi tarafından yapılır. Harcamanın kabul edilebilmesi için usulüne uygun belgelendirilmesi gereklidir. Bu türden harcamalar hakkında harcamanın yapıldığı tarihi takip eden ilk yönetim kurulu toplantısında Yönetim Kurulu bilgilendirilir.
c.Yönetim Kurulu Kararı Gereğince Yapılacak Harcamalar: Yönetim kurulu kararı gereğince herhangi bir faaliyetin yerine getirilmesi amacıyla yapılan harcamalardır. Bu tür harcamalar sayman veya faaliyeti yerine getiren Yönetim Kurulu üyeleri tarafından yapılır. Harcamanın kabul edilebilmesi için usulüne uygun belgelendirilmesi gereklidir.
Genel Sayman her yılın ilk yönetim kurulu toplantısında belirlenen tutarı kasa mevcudu olarak üzerinde bulundurur. Ödemeleri kasa mevcudundan nakit veya banka hesabından alacaklının banka hesabına aktarmak suretiyle yapar.
Yönetim kurulu üyelerine yönetim kurulu kararı ile belirlenecek işler ve tutar dâhilinde ön ödeme yapılabilir. Bu ön ödemelerin faaliyetin sona ermesini müteakip en geç 20 gün içerisinde gider belgeleri ile birlikte saymana ibraz edilmesi gerekir.
Sayman dışındaki yönetim kurulu üyelerince yapılan “Düzenli Olmayan Harcamalar” ile “Yönetim Kurulu Kararı Gereğince Yapılacak Harcamalar” ın gerekçeleri ve gider belgeleri de belge tarihinden itibaren 20 gün içerisinde Genel Saymana sunulur. Genel Sayman belgelerin kontrolü, harcama onayı belgesinin düzenlenmesi, ilgili üyeye ödemenin yapılması veya ödemenin reddedildiğinin bildirilmesi gibi işlemleri gerçekleştirir
Harcamaların fatura, perakende satış fişi, yazarkasa fişi, giriş ve yolcu taşıma bileti, serbest meslek makbuzu, kamu kurumlarınca düzenlenen alındı ve bu nitelikteki belgeler ile dekont, banka hesap ekstresi ve bu belgeleri düzenlemek zorunda olmayan kişilerden yapılacak alımlar için gider pusulası ile belgelendirilmesi zorunludur.
Defterler ile muhasebe kayıtları yürürlükteki mali mevzuat gereğince tutulur. Kamu idareleri nezdinde verilmesi gereken beyanname veya bildirimler sayman tarafından veya belirlenecek mali müşavir aracılığı ile yerine getirilir.
Dernek kaynaklarının yatırıma sevk edilmesi, Yönetim Kurulu kararınca belirlenecek araçlar doğrultusunda Saymanca yapılır.
Eğitim ve Sosyal Faaliyetler
Madde 13 – Eğlence, gezi, konferans, seminer, panel, balo gibi etkinlikler Yönetim Kurulu kararı üzerine gerçekleştirilir. Aynı şekilde Yönetim Kurulu kararı üzerine eğitim faaliyetleri de gerçekleştirilebilir. Eğitim ve sosyal etkinliklerin içeriğinin ve türünün belirlenmesinde dernek üyelerinin talep ve görüşleri ile mevcut olması halinde ilgili eğitime ilişkin mevzuat esas alınır. Bu faaliyetlerde gerekli koordinasyon Eğitim ve Yayın Koordinatörü tarafından sağlanır.
Eğitim ve sosyal etkinliklerin gerçekleştirilmesini müteakip, uygun görülen eğitim dokümanları ve etkinliklere ilişkin bilgiler Dernek web sitesi ile sosyal medya hesaplarında yayımlanır. Dernek üyelerinin ve uzman/uzman yardımcılarının eğitim ihtiyaçları uygun iletişim yollarıyla tespit edilir. Dernek üyeleri ve uzman/uzman yardımcıları dışındaki özel ve kamu kuruluşları tarafından eğitim veya danışmanlık hizmeti talep edilmesi halinde, bunlar Eğitim ve Yayın Koordinatörünün yapacağı çalışmaya dayanılarak alınacak Yönetim Kurulu kararına istinaden gerçekleştirilebilir.
Yazışmalar
Madde 14 – Derneğe ilişkin her türlü yazışmalar ve belgeler Genel Başkan, Genel Başkan Yardımcısı veya Genel Sekreterden birisi tarafından imzalanır.
İstişare Kurulu
Madde 15 – Tüzüğün ilgili maddeleri ile Yönetim Kurulu Kararına istinaden oluşturulacak olan İstişare Kurulu, Çalışma Usul ve Esasları ayrıca düzenlenir ve Yönetim Kurulunda onaylanır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
Madde 16 – Bu Usul ve Esasların uygulanmasına …/…/2021 tarihinde Yönetim Kurulunca karar verilmiştir.
Yürütme
Madde 17 – Bu Usul ve Esasları Yönetim Kurulu yürütür.
